會議的布置要根據(jù)具體的目的和會議要解決的問題來確定,為了節(jié)約成本和提高工作效率,明確會議的目的是非常有必要的,它能夠幫我們?yōu)閷嵤┯行У臅h管理提供一個良好的基礎。
會議的目的確定后,就要圍繞這個目的來進行現(xiàn)場的布置,而一個會議現(xiàn)場的布置,主要是為了宣傳打名氣,需要準備一些常用的物料,例如主背景噴繪、簽到處噴繪、易拉寶、條幅等。
大部分會議是在酒店進行的,座椅擺放這些問題酒店都可以搞定,需要確認的是主背景、簽到背景的搭建,AV設備(音響、燈光、投影)方面的音響師、燈光師,還有講臺花、桌花,有時貴賓席還需要臺卡,這些都是布置會議現(xiàn)場時需要注意的。那么,怎樣才能布置一個好的會議現(xiàn)場呢?
下面,小編詳細講下整體布置會務管理需要考慮幾個方面:
一、會議的天數(shù)
大部分會議的會期在2~3天,一般較少超過5天(不包括短線旅游時間)。會期長,會議場地面積要大些;會期短,會議場地面積稍小也不會引起人們煩躁。另外,若會議天數(shù)較多,如分組會議,可以適當調整。
二、會議的類型
1.公司內部會議
公司內部的會議一般都在公司的會議室進行,所以需要對公司會議室進行與內部會議特點相應的布置,并且一旦布置完畢之后需要長期保持,這樣可以給與會者一種熟悉而安全的感覺,從而可以促進與會者毫不分心地集中精神開好每次會議。
2.大型會議
由于大型會議需要營造出莊嚴肅穆的氣氛,所以其會場布置較之其他會議要復雜一些,大型會議一般都有主席臺,因其是會議的核心,所以主席臺的布置也是大型會議會場布置的重點。主席臺上的會議桌和座椅一般放置在臺上正中偏外一些的位置,一般需要鋪上臺布,上置鮮花、話筒、座簽、茶杯等各種臺上通常必備物品;如果有發(fā)言席,可以設在主席臺座席左側位置并安置話筒;如果需要投影展示,應當在發(fā)言席后放置投影儀,但注意不要讓發(fā)言席擋住投影幕布;在主席臺的上方或背后懸掛寫有會議名稱的橫幅,主題要明確而且醒目。
三、會議的場地
在確定了會議的天數(shù)和類型后,接下來就要查看場地了。如果天數(shù)長,參與人數(shù)多可以選擇合適的酒店作為會議室來進行布置;如果是公司的內部會議,最好選擇在公司的會議室進行,這樣既可以節(jié)約成本,也更有利于策劃人員進行布置。
四、會議的布置
場地確定后,就要開始著手場地布置需要的物料和設備等,常用的物料有主背景噴繪、led大屏、簽到處、條幅、x展架等,設備主要包括舞臺、音響、投影儀等。
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